Jak nasadit Exchange Online ve firmě?

Provedeme vás konkrétním postupem pro zprovoznění emailového řešení s využitím služby Microsoft 365. Konkrétně se zavěnujeme všem důležitým krokům migrace do Exchange Online Plan 1.

Hned na začátku je třeba uvést, že postup je zaměřen na konkrétní organizační kroky spojené s migrací do služby Microsoft 365 (dříve Office 365). Věnuje se managementu přechodu do prostředí Exchange Online a technickým nastavením služby se zabývá pouze okrajově.

Co je Exchange Online?

Exchange Online je cloudová služba od společnosti Microsoft poskytující funkci e-mailu, sdíleného kalendáře a společných úkolů. Je zaměřena zejména na využití ve firmách a větších organizacích.

Pro jakou firmu je Exchange Online vhodný?

Typicky je to menší nebo středně velká firma, která:

• nemá zájem investovat do nákupu nového serveru a souvisejících licencí
• chce pružně reagovat a měnit počet služeb podle počtu uživatelů
• disponuje spolehlivým připojením k internetu.

Výhody řešení postaveného na službě Exchange Online:

• velmi vysoká dostupnost emailových služeb (garance dostupnosti 99,9 %)
• možnost využívat všech funkcionalit, které Exchange Online ve spojitosti s programem Outlook nabízí (sdílené kalendáře, označování emailů, provázanost s dalšími produkty od Microsoftu atd.).
• jednoduchá konfigurace přístupů z mobilních zařízení k emailu přes internet

Nevýhodou řešení je pomalé navyšování cen ze strany Microsoftu.

I ve velkých firmách není problém zprovoznit Exchange Online (horní počet uživatelů není nijak omezen). Současně Microsoft stále umožňuje ve firmě zprovoznit Exchange Server 2019. Deklarovaná technická podpora pro Exchange Server 2019 bude zajištěna do roku 2025.

Jak zprovoznit Exchange Online ve firmě?

Exchange Online nabízí rychlou cestu, jak bez investic do nového hardwarového vybavení, zprovoznit velmi spolehlivé emailové řešení ve firmě.

Pro úspěšný přechod je třeba věnovat pozornost následujícím krokům:

Objednat služby Microsoft Exchange Online

Microsoft Exchange Online můžete pořídit samostatně (Exchange Online Plan 1 nebo Exchange Online Plan 2) nebo společně s dalšími kancelářskými aplikacemi jako součást balíčků Microsoft 365 Business Basic nebo Microsoft 365 Business Standard.

• Prvním krokem je založení účtu - tenantu (tenant je označení, které používá Microsoft pro identifikaci firmy/organizace ve svých cloudových službách).
• Druhým krokem je zvolit vhodnou kombinaci služeb - Exchange Online nabízí dvě varianty, které se liší zejména velikosti poskytovaného úložiště pro emaily:
  - pro Plan 1 je to 50 GB
  - pro Plan 2 je to 100 GB (navíc umožnuje i konfiguraci DLP politik)

  Výhodou je, že obě varianty lze mezi sebou vzájemně kombinovat.

  Oba plány si dále můžete objednat:

  - s kratším měsíčním závazkem (a měsíční platbou)
  - o něco málo levnějším ročním závazkem (roční platbou)

I z pohledu délky závazků lze služby kombinovat např. pro kmenové zaměstnace použít roční prodlužování služby a pro agenturní pracovníky měšíční závazek.

Aktuální a detailní popis služeb naleznete ve srovnání plánů na stránkách Microsoftu.

Nejvyužívanější variantou služby, dle našich zkušeností, je Exchange Online Plan 1 s měsíčním předplatným. Tuto službu je možné objednat přímo u Microsoftu (platba v eurech), u velkých prodejců nebo se můžete obrátit na nás (platba v CZK).

Připravit prostředí cloudové služby Exchange Online a úpravit doménové záznamy

Na začátek je třeba si připravit seznam uživatelů a požadovaného tvaru emailové adresy (např. jmeno.prijmeni@firma.cz)

Dále bude třeba provést kompletní nastavení služby Exchange Online:

• zavedení uživatelů a nastavení distribučních skupin
• DLP politik (Data Loss Prevention) pro blokování odchozích emailů se soukromými údaji, čísly karet a další politiky.
• přeposílání zpráv, možnosti schvalování odesílaných emailů atd.
• nastavení vícefaktorové ověřování (MFA - schválení přístupu do prostředí pomocí dalšího faktoru – kódu z SMS, schválení v aplikaci, aj.)

Také budete potřebovat zajistit přístup k administraci DNS záznamů domény, aby jste mohli provést změny v MX, CNAME a TXT záznamech.

V případě, že dosud žádnou doménu nevlastníte, je třeba ji vybrat a registrovat. Po úspěšné registraci je potřeba záznamy u domény nastavit a službu můžete začít využívat.

Migrovat emaily

Migraci je třeba provést v případě, že organizace již nějaké poštovní řešení využívá a požaduje emaily převést do služby Exchange Online. Existují podporované scénáře pro migraci z:

• Exchange 2019, Exchange 2016, Exchange 2013 a Exchange 2010
• ze systému Small Business Server 2011
• z Google Workspace (Gmail) a IBM Notes
• Kerio Mail Server, Postfix

Časově a organizačně se jedná o nejnáročnější krok, který doporučujeme dobře promyslet a naplánovat. Existuje více typů postupů pro převod emailů (IMAP migrace, PST migrace, využít programy třetích stran). Důležité faktory v rozhodovaní jsou:

• Jaký je stávající poštovní systém a jeho vlastnosti?
• Jaký je počet schránek, resp. velikost dat k migraci?
• Je požadován souběžný provoz (koexistence) nebo lze data převést formou jednorázové migrace?
• Jaké jsou parametry konektivity pro připojení k internetu?

Převedené emaily je třeba následně synchronizovat s poštovními klienty všech uživatelů.

Úspěšně jsme realizovali migrace v organizacích a firmách z těchto systémů:

• Exchange Server 2019, Exchnage 2016 a Exchange 2013
• Kerio Mail Server nebo Postfix
• služeb Google Workspace (Gmail)
• mailhostingové služby různých poskytovatelů (Active24, Wedosu, Forpsi aj.)

Variantou k zamyšlení je i využít přechodu na nové řešení a nepřevádět historické emaily na nový server. E-maily mohou zůstat přístupné buď na původním serveru (pokud zůstává v provozu) nebo je možné ze serveru stáhnout na stanice konkrétních uživatelů.

Dřívější poštovní server byl možná také propojen s informačním systémem nebo využíván pro přeposílám dokumentů ze síťových tiskáren (skeny z tiskáren do emailů ve formě PDF) apod. Všechny procesy ve firmě je třeba dopředu zmapovat a myslet na to jak při nákupu služeb, tak při samotné migraci.

Přenastavit Outlook a synchronizovat emaily

Podporované verze Outlooku pro Exchange Online jsou v současné době:

• Outlook 2021
• Outlook 2019
• Outlook 2016 (již je známé datum ukončení podpory se službami Microsoft 365 pro Office 2016)

V případě, že firma nedisponuje potřebnou verzí Office, dá se problém vyřešit jednorázovým dokoupením trvalé licence Office 2021.

Druhou variantou řešení je aktivovat jednu ze služeb:

• Microsoft 365 Business Standard, která v sobě zahnuje jak Exchange Online, tak aplikace Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) pro desktop nebo
• Microsoft Apps pro firmy, která v sobě zahrnuje pouze aplikace Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) pro desktop

Zajistit technickou podporu pro uživatele

Na správu doporučujeme uzavřít smlouvu o technické podpoře ve které je definován SLA i rozsah poskytovaných služeb.

Správa zahrnuje:

• změny počtů služeb (navýšení, ponížení), přidávání nebo odebírání uživatelů služeb přes účet tzv. globálního správce (Global administrator). Tato role umožňuje nastavovat všechny parametry služeb a také přidávat další uživatele (včetně definování jejich rolí).
• řešit uživatelské problémy při komunikaci mezi Exchange Online a Outlookem. Technickou podporu řešíme formou zásahu na místě nebo formou vzdálené strávy přes TeamViewer

V případě, že jsou služby Exchange Online objednány přes nás (jsme Microsoft partner) jsou fakturovány společně na jedné faktuře.

Kolik stojí technická podpora pro Exchange Online?

Orientační kalkulace může vycházet následovně:

Položka za službu Exchange Online pro 15 uživatelů i IT podpora jsou fakturovány měsíčně (lze nastavit i roční periodu).

Smlouva o technické podpoře může navíc zahrnovat i správu počítačové sítě a pokrývat související počítače, síťové tiskárny nebo aktivní prvky ve vaší firmě.

Pro ilustraci jsme vytvořili i modelovou kalkulaci na zprovoznění služby Exchange Online Plán 1 pro 15 uživatelů:

Kolik stojí nasazení Exchange Online ve firmě?

Přechod do cloudového systému Exchange Online můžeme realizovat jako jednorázovou dodávku, kdy pro danou organizaci nakonfigurujeme službu dle požadavků a po nastavení předáme přístupové údaje do administrace.

Nabídka zahrnuje variantu pro firmu, která:

• nemá registrovánu vlastní doménu
• má k dispozici program Office minimálně ve verzi 2016
• využije službu Exchange Online v Plánu 1 pro 15 uživatelů
• nemá uzavřenu smlouvu o technické podpoře (pokud smlouvu máte uzavřenu, je možné na práce získat slevu ve výši 10%)
• všechny práce budou provedeny přes vzdálený přístup

Všechny ceny bez DPH. Nabídka neobsahuje náklady na migraci nebo zajištění přístupu ke starším emailům - náklady na tyto práce je třeba stanovit individuálně.

Vynaložené prostředky jsou jednorázové.

Konfigurační práce lze realizovat formou vzdáleného přístupu na server nebo na stanice.

V případě, že nechcete provádět migraci emailů do služby Microsoft 365 vlastními silami, můžete nás kontaktovat a společně přechod na systém Exchange Online úspěšně zrealizujeme.

Zřídit Exchange Online